Należy pamiętać również o tym, że overbooking to nie koniec świata i każdemu hotelowi może się zdarzyć. A jeśli się już nam przytrafi, oto kilka przepisów na sukces:

 

  • Jeśli overbooking odkrywamy tego samego dnia, kiedy występuje przyjazd Gościa:
    - jak najwcześniej rezerwujemy coś w podobnym lub wyższym standardzie (NIGDY w niższym standardzie!);
    - dzwonimy do wszystkich Gości przyjeżdżających w tym dniu, aby wykluczyć anulację;
    - wymyślamy wiarygodny powód, który przedstawiamy Gościowi – lub mówimy prawdę – wedle uznania;
    - w obydwu przypadkach trzeba przetrenować, choćby w myślach, sposób przekazania tej wiadomości Gościowi, aby podczas rozmowy nie dać się sprowokować i wyprowadzić z równowagi;
    - zachować spokój i mówić rzeczowo, uprzejmie i zapewnić, że wszystko jest pod kontrolą;
    - zaoferować rekompensatę.

 

  • Jeżeli overbooking znajdujemy kilka dni wcześniej:
    - dzwonimy (ewentualnie piszemy maila) do wszystkich Gości, którzy posiadają rezerwacje w danym terminie, aby potwierdzić ich pobyt;
    - rezerwujemy alternatywne lokum w podobnym lub wyższym standardzie;
    - informujemy Gościa mailowo lub telefonicznie o zaistniałej sytuacji (podany powód nie może zostać zapomniany!), podając wszelkie dane dotyczące jego nowego lokum i pytając o zgodę na ulokowanie go w tymże miejscu;
    - rekompensata, choćby symboliczna, jest zawsze mile widziana.

 

  • Kogo możemy przenieść w pierwszej kolejności (jeśli możemy wybrać):
    - pracowników i ich rodziny;
    - Gości indywidualnych przejezdnych, krótko-terminowych;
    - Gości, którzy otrzymali najniższe stawki;
    - Gości, którzy nie potwierdzili swojego przyjazdu na 100%.

 

  • Kogo zdecydowanie nie powinniśmy przenosić (w miarę możliwości):
    - niepełnosprawnych;
    - rodzin z małymi dziećmi;
    - par świętujących szczególne okazje;
    - członków grup;
    - rezerwacji przed-płaconych;
    - naszych stałych Gości (zarówno indywidualnych, jak i biznesowych).

 

Z tym krótkim vademecum z łatwością pokonacie każdy overbooking! Mam nadzieję, że artykuł Wam się przyda. Będę również wdzięczna za wszelkie sugestie z Waszej strony, co do rozszerzenia powyższych list :) Kogo na przykład dodalibyście do Gości możliwych do przeniesienia, a kogo do tak zwanych nie-ruszalnych? Czekam na Wasze propozycje i pozdrawiam!